Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности осуществляется в соответствии со статьей 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. Данная статья регламентирует требования к хранению первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и другой документации, в которой содержатся сведения о состоянии имущества, обязательствах организации и движении денежных средств.
Порядок, в соответствии с которым должна храниться бухгалтерская отчетность, определяется также следующими нормативными документами:
-
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22.10.2004 №125-ФЗ),
-
Основные правила работы архивов организации (одобр. решением Росархива от 06.02.2002),
-
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105).
Порядок хранения документов бухгалтерского учета до передачи в архив
До передачи в архив документы хранятся в бухгалтерии. Ответственные за хранение документов бухгалтерского учета лица назначаются главным бухгалтером предприятия. Бланки строгой отчетности, а также бланки документов денежных расчетов необходимо хранить в металлических шкафах и сейфах. Такие условия позволяют обеспечить сохранность документов, защитить их от порчи, несанкционированного доступа и хищения.
Первичные документы учета комплектуются в соответствии с хронологией составления и переплетаются. Бюллетени для голосования опечатываются и передаются в архив.
Для отдельных видов организационно-правовых форм предусмотрен особый порядок хранения документации. К примеру, в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью он различается.
Хранение документов акционерных обществ
Порядок хранения документов бухгалтерского учета акционерных обществ определен Федеральным законом «Об АО» от 26.12.1995 N 208-ФЗ (статья 89). Согласно закону, каждое АО должно хранить:
-
документы, которые подтверждают право общества владеть имуществом, находящимся на его балансе,
-
внутреннюю документацию АО,
-
документы бухучета и бухгалтерской отчетности,
-
проспекты эмиссии ценных бумаг,
-
заключения ревизионной комиссии,
-
а также другие документы, информация которых подлежит опубликованию согласно действующему законодательству.
Хранению подлежат подлинники. В случае, если какой-либо из документов был поврежден или утрачен, составляются его заверенная копия и акт, в котором указывается причина утраты или порчи документа. Акт приобщается к копии и хранится вместе с ней. При необходимости выполняется восстановление бухгалтерского учета и отчетности.
Хранение документов обществ с ограниченной ответственностью
Для ООО состав документов, подлежащих обязательному хранению, несколько иной. Общество с ограниченной ответственностью, согласно со ст. 50 Федерального закона «Об ООО» (от 08.02.1998 N 14-ФЗ), обязано хранить:
-
документы, которые подтверждают право ООО владеть имуществом, находящимся на его балансе,
-
заключения ревизионной комиссии,
-
и другую документацию, предусмотренную законодательством, уставом, внутренними документами.
Полный состав документации, которая подлежит хранению, определяется решением совета директоров и исполнительных органов предприятия.
Штрафные санкции за нарушение правил хранения
За нарушение правил хранения документов бухгалтерского учета и отчетности налагаются штрафные санкции. Вид наказания (предупреждение или взыскание штрафа) предусматривается статьей 13.20 Кодекса об Административных Правонарушениях (КоАП РФ от 30.12.2001 N 195-ФЗ).