Учет трудовых книжек в бухгалтерии ведется в соответствии с нормативно-правовыми актами, основными среди которых являются Бюджетный и Налоговый кодексы РФ, Постановление Правительства РФ РФ от 16.04.2003 № 225, Инструкция по бюджетному учету от 30-12-2008 № 148н.
Для учета трудовых книжек в бухгалтерии предназначаются книги, формы которых утверждены Министерством здравоохранения и социального развития РФ.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведет бухгалтер: вносит данные обо всех операциях, относящихся к получению и расходованию бланков трудовых книжек, вкладышей (покупка, выдача книжек, данные сотрудников, получивших книжки и т.д.) Он должен также указывать серию и номер каждого документа.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровый отдел или иная служба, отвечающая за прием и увольнение работников. Книга является регистрирующим документом. В нее вносят серии, номера трудовых книжек, выданных сотрудникам впервые или принятых от них при поступлении на работу.
В случае увольнения сотрудник организации расписывается в обеих книгах.
Каждый лист указанных книг нумеруют и прошнуровывают. В обязательном порядке их заверяет подписью руководитель предприятия, а затем ответственное лицо скрепляет сургучной печатью или накладывает пломбу.
Особенности учета трудовых книжек в бухгалтерии
Бланки и вкладыши трудовых книжек относятся к документам строгой отчетности и выдаются кадровику по заявлению. В конце месяца он предоставляет в бухгалтерию отчет в свободной форме, где указывает количество трудовых книжек и вкладышей, суммы, полученные за оформление. К отчету прикладывает КО-2. Если есть необходимость в списании трудовой книжки (вкладышей), бухгалтер составляет акт о списании бланков строгой отчетности.
Учет трудовых книжек с реализацией или без нее
Учет трудовых книжек в бухгалтерии ведется двумя способами.
Первый — когда выдача книжек не считается реализацией и предполагается, что фирма приобретает документы для личных целей работников, а не для предприятия. Работодатель выступает посредником между продавцом и сотрудником, и документы не нужно отражать в приходе.
Для учета трудовых книжек в бухгалтерии применяют забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности» и простую запись, когда оформляется бухгалтерская отчетность. При этом используется условная оценка, то есть указывается стоимость 1 рубль за бланк. «Входной» НДС не вычитают, стоимость книжек также не облагается налогом.
Второй способ - выдача трудовых книжек рассматривается как реализация. Соответственно, бланки являются товаром — сотрудники оплачивают их стоимость. То, что прибыль от продажи отсутствует, не имеет значения.
Выполняется оприходование и оплата, после чего бухгалтер принимает к вычету «входной» налог, а реализацию отражает как выручку от продажи товара или как доход от операции, если трудовые книжки идут по счету 10 «Материалы».
Когда трудовые книжки выдают на руки, одновременно в налоговый учет вносят доход и расход.
Это основная информация, о которой важно помнить при бухгалтерском учете трудовых книжек. Если Вам требуется бухгалтерское сопровождение бизнеса на высоком профессиональном уровне, обработка первичной бухгалтерской документации, консультативная помощь бухгалтеров, аудиторов, кадровых специалистов, обращайтесь в компанию «БФ Консалтинг».
Контактная информация представлена на сайте.